CONVENANT ‘EIGEN VERKLARINGEN AUTEURS EN REDACTIEMEDEWERKERS’
Uitgeverijen die werken met freelance auteurs/redactiemedewerkers (ZZP’ers) zijn vanaf 2008 verlost van een groot deel van de administratieve lasten rondom deze groep. Dit is het gevolg van een convenant ‘Administratieve lastenverlichting Auteurs en Redactiemedewerkers’ dat het NUV op 19 maart 2008 heeft gesloten met de Belastingdienst, het Ministerie van Financiën en uitvoeringsinstantie UWV.
Het convenant introduceert een veilige en werkbare methode waarmee uitgevers kunnen bepalen of over de inkomsten van freelancers premies en loonheffing afgedragen moeten worden. Hieraan was behoefte, omdat er veel onduidelijkheid heerste over deze groep opdrachtnemers, terwijl foutieve beslissingen bestraft werden met naheffingen en hoge boetes. Een deel van die onduidelijkheid was opgelost toen, op verzoek van opdrachtgevers en freelancers, de Verklaring Arbeids Relatie is (VAR) werd ingevoerd. De VAR schept zekerheid over zelfstandig ondernemerschap: een uitzondering voor premie- en belastingheffing.
Aanleiding tot het convenant
Tijdens looncontroles bleek de VAR echter zo belangrijk dat invoering daarvan leidde tot extra onzekerheid voor twee categorieën freelancers bij uitgeverijen: auteurs/redactiemedewerkers met een ander hoofdberoep en auteurs met royalty inkomsten. De Eigen Verklaring, het formulier waarmee een ander hoofdberoep aangetoond werd, raakte door invoering van de VAR in de knel en werd niet meer geactualiseerd. Voor de bijzondere status van royalty inkomsten was in de VAR aanvraag geen ruimte. Uitgeverijen werden daardoor toch (weer) geconfronteerd met naheffingen en boetes.
Om de ontstane lacune op te vullen heeft het NUV de staatsecretaris benaderd met het verzoek om een oplossing. Uiteindelijk heeft in de loop van 2007 een aantal vruchtbare gesprekken plaatsgevonden tussen het NUV en vertegenwoordigers van het ministerie van Financiën, de Belastingdienst en UWV. Daarbij zijn ook de administratieve lasten en vervelende ervaringen met het op orde krijgen van de freelance administratie uitgebreid besproken. De gesprekken hebben inderdaad geleid tot een veilige en werkbare methode die op 19 maart tijdens een feestelijke bijeenkomst offcieel is bekrachtigd in een convenant.
Naar boven
Uitgangspunten
Voor de goede orde: onder auteur of redactiemedewerker wordt in dit convenant ook verstaan fotografen, illustratoren, vormgevers, cartoonisten, columnisten etc.
Uitgangspunt voor het NUV was, dat uitgeverijen zoveel mogelijk mogen afgaan op informatie waarover zijzelf beschikken, zoals de inkomsten en het soort contract van de freelancer. Dit uitgangspunt is terug te vinden in het convenant.
Allereerst is opgenomen, dat royalty inkomsten zijn vrijgesteld van loonheffing. Daarnaast bevat het convenant een grens van 7200 euro per jaar (bruto vergoeding bij dezelfde uitgever). Freelancers die naar verwachting minder dan 7200 euro op jaarbasis verdienen zijn eveneens vrijgesteld van loonheffing. Daardoor valt er dus een flink stuk administratie weg. Immers, deze groep behoeft geen Eigen Verklaring in te vullen of VAR in te leveren.
Na een eerste schifting op royalty contracten en inkomen blijft bij de meeste uitgevers een kleine groep freelance auteurs/redactiemedewerkers over die de inkomensgrens wel overschrijdt. Van hen moet de status wel worden beoordeeld en aan hen moeten dus formulieren (Eigen Verklaring of VAR) worden gevraagd. Het formulier van de Eigen Verklaring is inmiddels door de Belastingdienst in nauwe samenwerking met vertegenwoordigers uit de uitgeverijsector geactualiseerd, waarin ook aandacht is voor de bijzondere status van royalty inkomsten.
Effect: vermindering van administratieve lasten
Onderzoek onder diverse soorten uitgeverijen leert dat dit convenant leidt tot een vermindering van de administratieve last van uitgeverijen die kan oplopen tot meer dan 90%. Daarvoor hoeven individuele ledenbedrijven naast het convenant tussen het NUV, de Belastingdienst en UWV geen aparte extra overeenkomst aan te gaan met de Belastingdienst. Bovendien hoeft naleving niet te worden vastgesteld door een externe accountant. Dat mag wel, maar controle door de controller is ook voldoende. Meer informatie vindt u op www.nuv.nl en op www.belastingdienst.nl.
Brochure "Veilig werken met Freelancers"
Het NUV heeft in vervolg op de tot standkoming van bovengenoemd convenant een brochure gepubliceerd die de titel draagt ‘Veilig werken met freelancers’. Die brochure vat de problematiek helder samen en bevat o.m. een uitgebreide lijst veelgestelde vragen. Zie de kolom hiernaast.